Cómo registrar una LLC en Texas paso a paso
Registrar una LLC (Compañía de Responsabilidad Limitada) en Texas es un proceso bastante organizado y accesible si se siguen los pasos correctos. Aunque muchos estados comparten requisitos similares para este tipo de empresa, Texas se destaca por tener regulaciones propias, algunas más flexibles y otras más específicas.
Esto significa que, además de cumplir con lo básico, es importante conocer las normas estatales para asegurarte de que tu negocio esté correctamente establecido desde el inicio. Crear una LLC en Texas ofrece ventajas como protección legal para los dueños, facilidad administrativa y beneficios fiscales.
A continuación, te explico de forma clara y sencilla los pasos fundamentales que debes seguir para registrar tu LLC en Texas correctamente:
Elegir el nombre de tu empresa (LLC)
Designar un agente registrado
Presentar el Acta Constitutiva (Certificate of Formation)
Crear un acuerdo operativo interno (Operating Agreement)
Obtener un EIN (Número de Identificación Patronal)
Cumplir con las licencias y permisos necesarios
Mantener tu LLC al día con las obligaciones estatales
Cada uno de estos pasos tiene su propósito y garantiza que tu empresa quede legalmente registrada, protegida y lista para operar dentro del estado de Texas.
Paso 1: Elige un nombre para tu LLC
El primer paso para crear tu LLC en Texas es escoger un nombre que identifique tu empresa de forma clara y que no esté siendo utilizado por otra entidad registrada en el estado. Este nombre será la base de tu marca y la manera en que tus clientes y socios reconocerán tu negocio, por lo que es importante elegirlo con estrategia y cuidado.
Para asegurarte de que el nombre esté disponible, puedes realizar una búsqueda gratuita en línea a través del portal del Texas Comptroller of Public Accounts. También tienes la opción de verificar la disponibilidad llamando al 512-463-5555, donde recibirás asistencia directa.
Si prefieres hacerlo por correo o fax, el estado cobra una tarifa de $5 por la búsqueda. Sin embargo, si realizas la consulta en línea o por teléfono, el trámite no tiene costo.
Una vez que confirmes que el nombre no está registrado por otra empresa, puedes reservarlo oficialmente en la Texas Secretary of State. Esta reserva te da la exclusividad del nombre por un período de 6 meses, asegurando que nadie más pueda registrarlo durante ese tiempo. Si necesitas más plazo, puedes renovar la reserva por 30 días adicionales.
👉 Consejo útil:
Antes de hacer la reserva, también es recomendable revisar si el dominio web con ese nombre está disponible. Esto te ayudará a mantener una identidad de marca consistente tanto legalmente como en línea.
Paso 2: Nombra un agente registrado
Toda LLC en Texas está legalmente obligada a designar un agente registrado, también conocido como Registered Agent. Esta figura es muy importante porque se encarga de recibir documentos legales y notificaciones oficiales en nombre de tu empresa, como demandas, avisos del estado o comunicaciones fiscales.
El agente registrado puede ser:
Un miembro de la LLC (por ejemplo, tú mismo o uno de tus socios).
Un empleado de la empresa.
Un abogado.
O una compañía especializada que ofrezca servicios como agente registrado (una opción común para quienes prefieren delegar esta responsabilidad).
Para desempeñar este cargo, la persona o empresa debe tener una dirección física en Texas (no se aceptan apartados postales). Esto garantiza que siempre haya un lugar oficial donde el estado pueda enviar documentos importantes.
Además, el agente debe dar su consentimiento formal para asumir esta responsabilidad. Esto se hace llenando y firmando el Formulario 401-A de la Texas Secretary of State. Este documento es una confirmación de que la persona o empresa elegida está de acuerdo en actuar como agente registrado de tu LLC.
👉 Consejo práctico:
Si no cuentas con una dirección comercial estable o prefieres mantener tu información personal en privado, contratar un servicio profesional de agente registrado puede darte más seguridad y privacidad. Además, estos servicios suelen notificarte de inmediato cuando llega cualquier documento oficial, ayudándote a evitar multas o problemas legales.
Paso 3: Presenta el Certificado de Formación
Una vez que ya tienes tu nombre reservado y has designado un agente registrado, el siguiente paso clave para crear tu LLC en Texas es presentar el Certificado de Formación (Certificate of Formation). Este documento es lo que oficializa la existencia legal de tu empresa ante el estado.
Para esto, debes llenar y presentar el Formulario 205 ante la Texas Secretary of State, acompañado de la tarifa correspondiente.
Información que solicita el Formulario 205:
Nombre legal de tu LLC.
Dirección principal de la empresa.
Datos completos del agente registrado.
Estructura de administración (por ejemplo, si será manejada por los miembros o por gerentes).
Propósito general de la compañía.
Duración de la LLC (permanente o con fecha de término)
Presentación en línea a través de SOSDirect
La forma más práctica y rápida de realizar este trámite es en línea:
Ingresa a la plataforma SOSDirect.
Regístrate con tus datos personales.
Inicia sesión y agrega la información solicitada.
Proporciona los datos de tu tarjeta de crédito o débito.
No se te cobrará nada hasta que hagas clic en “Enviar solicitud”.
Costo: $300 de tarifa estatal + $8 de recargo por pago en línea.
Tiempo estimado de aprobación: de 10 a 12 días hábiles.
Si la solicitud es aprobada, recibirás el Certificado de Formación por correo electrónico.
Presentación por correo
Si prefieres enviar tu solicitud por correo tradicional, deberás:
Incluir el Formulario 205 impreso y completado.
Adjuntar el consentimiento firmado del agente registrado (Formulario 401-A).
Agregar un cheque o giro postal por $300 a nombre de la Secretaría de Estado de Texas.
Tiempo estimado de aprobación: de 4 a 8 semanas, dependiendo del volumen de solicitudes.
👉 Consejo útil:
Aunque el envío por correo es una opción, hacerlo en línea es más rápido y te permite dar seguimiento al estado de tu solicitud directamente desde la plataforma. Además, recibirás tu certificado en formato digital, listo para usar en tus trámites bancarios, fiscales y legales.
Paso 4: Crea un Acuerdo Operativo (Operating Agreement)
Aunque en Texas no es obligatorio por ley tener un Acuerdo Operativo, contar con este documento es altamente recomendable para proteger tu negocio y establecer una base sólida de funcionamiento.
El Acuerdo Operativo es un documento interno que detalla las reglas, derechos y responsabilidades de todos los miembros de la LLC. Su objetivo principal es evitar conflictos futuros y dejar claramente establecidas las normas bajo las cuales operará la empresa.
¿Qué incluye normalmente un Acuerdo Operativo?
La estructura de propiedad: quiénes son los miembros y qué porcentaje de la empresa posee cada uno.
Las responsabilidades y funciones de cada miembro o gerente.
Cómo se tomarán las decisiones importantes dentro de la empresa.
La forma en que se distribuirán ganancias y pérdidas.
Qué ocurre si un miembro se retira, fallece o vende su parte de la empresa.
Procedimientos para agregar o remover miembros.
Normas para disolver la LLC, en caso de ser necesario.
De acuerdo con LLC University, este acuerdo no debe ser enviado a la Texas Secretary of State, ni a ninguna otra agencia estatal. Su función es interna, por lo que:
Debe ser guardado junto con los documentos legales de la compañía.
Cada miembro de la LLC debe recibir una copia firmada para su resguardo personal.
👉 Importante:
Tener un Acuerdo Operativo claro y bien redactado fortalece la protección legal de tu empresa y demuestra que tu LLC opera de manera organizada y profesional. Esto puede ser especialmente útil si en algún momento enfrentas auditorías, disputas internas o litigios.
Paso 5: Solicita un Número de Identificación Patronal (EIN)
El EIN, o Número de Identificación Patronal, es un número único que otorga el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y sirve para identificar tu negocio ante el gobierno. También se le conoce como Número de Identificación Fiscal (TIN) o Número de Identificación del Contribuyente.
Tener un EIN es fundamental para que tu empresa pueda operar legalmente y realizar trámites importantes.
¿Para qué se utiliza un EIN?
Presentar impuestos ante el IRS.
Abrir cuentas bancarias a nombre de la empresa.
Solicitar licencias o permisos comerciales.
Establecer relaciones formales con proveedores o socios.
Reportar impuestos sobre la nómina si tienes empleados.
Dato clave:
Si tu empresa va a contratar personal, no podrás manejar legalmente los pagos sin un EIN, ya que es obligatorio para reportar los impuestos sobre la nómina al IRS.
Obtener tu EIN es sencillo y rápido. Se puede solicitar en línea, por correo o fax, y una vez que lo tengas, tu empresa estará lista para operar de manera formal y segura.
👉 Importante:
Contar con un EIN no solo cumple con la ley, sino que también facilita todas las gestiones financieras y administrativas de tu negocio, ayudándote a construir una base sólida para tu LLC.
Paso 6: Presenta el Informe de Impuestos e Información Pública de Franquicia
En Texas, todas las LLCs están obligadas a presentar cada año dos reportes importantes: el Informe de Impuestos de Franquicia y el Informe de Información Pública. Esto aplica sin importar el tipo de negocio que tengas o los ingresos que genere tu empresa.
¿Qué es el Informe de Impuestos de Franquicia?
Este informe permite al estado calcular los impuestos que tu empresa debe pagar por operar en Texas. Debe presentarse anualmente antes del 15 de mayo. Lo importante es que los impuestos de franquicia no vencen hasta el año siguiente de la creación de tu LLC, lo que te da tiempo para organizarte.
Primeros pasos después de aprobar tu LLC:
Una vez que tu LLC sea aprobada, el Secretario de Estado te enviará una carta de bienvenida. Esta carta incluye un número FQ, que necesitarás para completar el cuestionario de impuestos de franquicia. El cuestionario se puede llenar fácilmente en línea a través de WebFile.
Después de enviar el cuestionario:
El sistema te asignará un número TX, que deberás usar junto con tu número de contribuyente para presentar anualmente tanto el impuesto de franquicia como el informe de información pública (PIR).
👉 Importante:
Cumplir con estos reportes cada año garantiza que tu LLC se mantenga en buen estado legal y evita multas o sanciones. Mantener tus números FQ y TX organizados te ayudará a simplificar todo el proceso y a llevar tu empresa de manera ordenada.
Paso 7: Cumple con las obligaciones fiscales y legales
En Estados Unidos, las empresas deben cumplir con tres niveles de impuestos: federales, estatales y locales. Tu LLC no es la excepción, y es importante conocer cuáles aplican para mantener tu negocio en regla.
Buenas noticias para Texas:
En este estado no se pagan impuestos estatales personales sobre la renta, lo que simplifica un poco las obligaciones fiscales. Sin embargo, sí debes pagar impuestos federales, que aplican a todos los negocios en el país.
Otros impuestos a considerar:
Dependiendo del tipo de actividad que realice tu empresa, puede que también tengas que pagar impuestos estatales o locales adicionales, como impuestos sobre ventas, sobre propiedad comercial, o sobre ciertos servicios específicos.
Tip práctico:
Para asegurarte de cumplir correctamente, revisa los impuestos y tarifas aplicables a tu LLC en Texas, y mantén un registro actualizado de todas tus obligaciones. Esto no solo evita multas, sino que también ayuda a tu negocio a operar de manera organizada y profesional.
Paso 8: Abre una cuenta bancaria empresarial
Es fundamental mantener separadas las finanzas personales y las de tu empresa, y la mejor manera de hacerlo es abriendo una cuenta bancaria específica para tu LLC. Esto no solo facilita la gestión de tu negocio, sino que también protege tu responsabilidad legal en caso de problemas financieros.
Recomendaciones prácticas:
Cada banco tiene sus propios requisitos para abrir una cuenta comercial, por lo que lo ideal es acudir directamente a la sucursal de tu preferencia y consultar qué documentos necesitas presentar. Generalmente, te pedirán tu EIN, el Acuerdo Operativo y la documentación de tu LLC.
Recuerda:
Esta guía ofrece una visión general del proceso de registro de una LLC en Texas. Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, podrían aplicarse requisitos adicionales.
Tip para el éxito:
Evita problemas financieros y legales manteniendo un plan de negocios claro y bien definido. Un buen plan te ayudará a organizar tus metas, estrategias y finanzas, asegurando que tu LLC tenga una base sólida desde el inicio.